Poradnik zarządzania: niska efektywność

Zarządzanie słabą wydajnością bywało kłopotliwe już w czasie przed pandemią, ale wraz ze zwiększonym przejściem w tryb pracy zdalnej prowadzenie trudnych rozmów i pociąganie ludzi do odpowiedzialności stało się jeszcze trudniejsze. Niemniej jednak, teraz, gdy wiele firm planuje kontynuować pracę zdalną przez całą zimę, ważne jest, by problemy były rozwiązywane na bieżąco, aby uniknąć gromadzenia się ich.

Niezależnie od tego, jak i gdzie ktoś pracuje, podstawowe zasady zarządzania niską wydajnością pozostają takie same. Biorąc pod uwagę, że zarządzanie wydajnością może budzić emocje, ważne jest, aby pracodawcy uczciwie stosowali te zasady, zwłaszcza jeśli rozmowy odbywają się przy użyciu komputera. Niewłaściwe zastosowanie zasad może prowadzić do nieuzasadnionych zwolnień (w przypadku osób z mniej niż dwuletnim stażem pracy), ale także dyskryminacji i naruszeniem postanowień umownych.

Oto 10 zasad o których należy pamiętać, mając do czynienia z pracownikami, których wyniki nie spełniają oczekiwanych standardów:

1. Szybka reakcja

Zrozumiałe jest, że wolisz poczekać z konsekwentnym rozwiązaniem problemu słabej wydajności pracownika do momentu, gdy wszyscy wrócimy do “normalności”, a przynajmniej do biura. Jednak decyzja by nie podejmować żadnych działań jest ryzykowna, szczególnie w momencie gdy wielu z nas nie planuje powrotu do pracy w biurze jeszcze przez długi czas. Przy zarządzaniu wydajnością pracowników zdalnych szczególnie ważne będzie prowadzenie regularnych i potencjalnie częstszych rozmów z pracownikami. Wykorzystaj te rozmowy do przekazania feedbacku, staraj się zrozumieć wszelkie problemy i jasno określ cele i oczekiwania wobec pracownika. Komunikacja jest kluczowym elementem w zarządzaniu wydajnością, szczególnie teraz, gdy pracownicy pracują zdalnie, w samotności.

2. Sprawiedliwa procedura

Tam, gdzie problemu niskiej wydajności nie można rozwiązać nieformalnie, sprawą należy zająć się oficjalnie. Dla przypomnienia: aby uniknąć roszczenia z tytułu niesłusznego zwolnienia, należy uzasadnić przyczynę zwolnienia, a także postępować zgodnie z procedurami.

Brak wydajności może być potencjalnym powodem zwolnienia, ale pamiętaj, że musisz wykazać, że Twoja decyzja o zwolnieniu była rozsądna, tj., że w Twojej ocenie pracownik nie był zdolny do wykonywania swojej pracy zgodnie z wymaganym standardem, Aby tego dokonać musisz stosować się do wszystkich procedur - kodeksu pracy, a także wewnętrznej polityki firmy.

3. Pewność, że pracownik jest świadom obowiązujących standardów

Pamiętaj by od samego początku okresu zatrudnienia zwracać uwagę pracowników na standardy wydajności obowiązujące w firmie. Jeśli to konieczne, przypominaj o nich przy ocenie wydajności pracownika.

4. Postępowanie wyjaśniające

Zwalniając pracownika ze względu na słabą efektywność, musisz uzasadnić swoje stanowisko i wykazać, że w Twojej ocenie pracownik jest niekompetentny, lub nie jest w stanie spełnić standardów.

Upewnij się, że w grę nie wchodzą inne czynniki, na które powinieneś zwrócić uwagę, np., zły stan zdrowia, złe zarządzanie, nadmierne obciążenie pracą lub cokolwiek innego, na co wpływ mogła mieć pandemia koronawirusa, jak na przykład dodatkowe obowiązki związane z opieką dzieci, niepokój, lub trudności z przystosowaniem się do pracy w domu itp.

Jeżeli powodem słabej wydajności jest niepełnosprawność pamiętaj, że będziesz musiał zastosować się do ustawy o równym traktowaniu, aby uniknąć oskarżeń o dyskryminację. Może na przykład zajść potrzeba rozważenia rozsądnych korekt w celu usunięcia / zminimalizowania wszelkich niedogodności poniesionych podczas oceny wyników.

Problem wydajności czy niedbalstwo? Istnieje prawdopodobieństwo, że oba czynniki nakładają się na siebie, więc upewnij się, że postępujesz zgodnie z właściwą procedurą. Ogólnie rzecz biorąc, wydajność jest problemem, gdy pomimo dołożenia wszelkich starań, pracownik nadal nie spełnia wymaganych standardów. Natomiast, w przypadkach, gdy sprawy dotyczą zaniedbania ze strony pracownika, lub gdy ten celowo nie wykonuje swojej pracy właściwie, mamy do czynienia z niedbalstwem, a w tym przypadku procedura wygląda inaczej - podstawą zwolnienia będzie nie tylko ocena, ale także dowody przekazane przez menedżerów liniowych, bezpośrednich podwładnych lub nawet samego pracownika.

5. Spotkanie

Jeśli w wyniku dochodzenia zdecydujesz się na zorganizowanie formalnego spotkania w sprawie słabej wydajności danego pracownika, będzie on miał prawo w nim uczestniczyć. Przed spotkaniem i w jego trakcie ważne jest, aby uświadomić aby uświadomić mu kwestie związane z wynikami, dowodami i potencjalnymi konsekwencjami. Powinieneś również dać pracownikowi szansę na poprawę.

6. Decyzja

Musisz poinformować pracownika o swojej decyzji i dać mu prawo do odwołania. Tylko w rzadkich przypadkach słabe wyniki (przy braku świadomego elementu) będą na tyle poważne, że uzasadnią natychmiastowe zwolnienie za pojedynczy akt niekompetencji (należy jednak pamiętać, że zaniedbania na wysokim stanowisku mogą stanowić wyjątek). Bardziej prawdopodobne jest, że Twoja procedura w sprawie wydajności zostanie przeprowadzona etapowo, dając pracownikom czas na poprawę. Jeżeli pracownik odwołuje się od decyzji, zastosowanie będą miały te same zasady jak w przypadku spotkania w sprawie wydajności.

7. Szansa na poprawę

Pracownicy powinni mieć szansę na poprawę, więc wszelkim ostrzeżeniom powinny towarzyszyć jasne wytyczne, do których musi dostosować się w określonym czasie, by uniknąć dalszych formalnych działań. Ważne jest, by wszystkie cele postawione przed pracownikiem były wykonalne, inaczej istnieje ryzyko oskarżeń o celowe działanie przeciwko pracownikowi. Ważne jest również, aby zaoferować odpowiednie wsparcie i/lub szkolenie, aby pomóc pracownikowi poprawić jego wyniki - zaniedbanie tego może spowodować, że postępowanie będzie niesprawiedliwe.

8. Limit czasowy

Ostrzeżenia dotyczące słabej wydajności powinny mieć swój termin ważności i w momencie gdy pracownik poprawi wyniki nie powinny być one brane pod uwagę w jego dalszej ocenie. Jednak co jeśli efektywność wzrosła tylko na czas, gdy pracownik był na świeczniku? W takiej sytuacji należy zbadać czy takie zachowania się powtarzają i/lub czy istnieją dowody na nadużycia, a następnie uwzględnić te informacje w dalszym postępowaniu w sprawie pracownika. Rozwiązaniem może być dłuższa niż zwykle obserwacja wyników, by zapewnić utrzymanie jakiejkolwiek poprawy.

9. Zwolnienie

Jeśli ostatnie ostrzeżenie nie wystarczy, aby poprawić wydajność w wyznaczonych ramach czasowych, może ono uzasadniać zwolnienie (po przeprowadzeniu postępowania, jak opisano powyżej). Ale przed podjęciem decyzji o zwolnieniu należy rozważyć, czy możliwe jest zastosowanie kary łagodniejszej niż zwolnienie, np., degradacja na niższe stanowisko lub utrata starszeństwa. Jeśli żadna z tych kar nie jest właściwa, zwolnienie za słabe wyniki będzie zazwyczaj dokonywane z zachowaniem okresu wypowiedzenia, a pracownik musi mieć prawo do odwołania się od każdego zwolnienia.

10. Zarządzanie słabymi wynikami na odległość

Nawet w samym środku globalnej pandemii, gdzie każdy musiał dostosować się do nowych norm, nadal obowiązują podstawowe zasady prawne i wymogi proceduralne dotyczące zarządzania słabymi wynikami. Tak więc pracodawcy powinni starać się dostosować swoje procedury wewnętrzne, aby stosować je zdalnie, na ile to możliwe.

Niska efektywność pracowników to problem, który należy rozwiązać jak najszybciej. Należy do niego podejść stanowczo, ale i ze zrozumieniem, aby nie podejmować drastycznych kroków (jakim jest np. zwolnienie) bez poznania przyczyn pogorszenia produktywności, szczególnie w obecnych czasach, kiedy to pandemia ogromnie zmieniła codzienność każdego z nas. Jakie są Wasze przemyślenia na ten temat? Macie jakieś wskazówki jak zarządzać efektywnością pracowników, w momencie gdy tak wiele osób pracuje zdalnie?

#zarzadzanie #HR #employeemanagement #wydajnosc #pracazdalna

RaiBay - Polish Online Auction for Tech Talents

Join us at raibay.com and/or check our choosen job openings https://www.raibay.com/positions